ACTAGON - Archivierung
Einlagerung von Akten und Dokumenten.
Neben der professionellen Datenträgerentsorgung befaßt sich ACTAGON S.A. auch mit der sicheren Einlagerung von Akten und Dokumenten.
Archivierung
Der Archivierungsservice von ACTAGON S.A.
- Inventarisierung und Indexierung Ihres Archives mit unserer Software
- Ausstattung sämtlicher Akten mit einheitlichen Etiketten mit Barcodes
- Einlagerung Ihrer Akten inklusive Erfassung der Standplätze jeder Akte
- Komfortable Software mit zahlreichen Funktionen wie z.B. Online-Anforderung von Akten
- (Günstige Festpreise für sämtliche Leistungen)
Archivierung in Aktenboxen
In unserer Halle in Bertrange haben wir ein Sicherheitslager bestehend aus einzelnen
Aktenboxen verschiedener Größe erstellt, die wir komplett eingerichtet als Aktenboxen
vermieten.
Jede Box ist separat elektronisch abgesichert und mit Rauchmeldern versehen. Zusätzlich
ist die gesamte Halle, in der sich das Sicherheitslager befindet, videoüberwacht und mit
Alarmsystemen ausgestattet.
Archivierung in Sammelboxen
Für Kunden, bei denen die Anzahl an einzulagernden Akten nicht so hoch ist, so daß das
Fassungsvermögen einer eigenen Aktenbox weit über dem Bedarf liegt, bieten wir die
Einlagerung in einer Sammelaktenbox an.
Vorgehensweise
Die Einlagerung von Akten in eine Sammelaktenbox wird ausschließlich mit Kartons durchgeführt, die Sie bei uns beziehen können. Unsere Kartons sind so bemessen, daß genau 2 Stück in die Regale passen und die Regalfläche optimal ausgenutzt wird. Zu den Kartons erhalten Sie von uns fertige, selbstklebende Etiketten mit Ihrem Namen und/oder Ihrer Kundennummer, die mit einem Barcode ausgestattet sind und eine Nummerierung enthalten.Beim Befüllen der Kartons kleben Ihre Mitarbeiter diese Etiketten auf die Kartons und vermerken den Inhalt und die Nummer des Etiketts in einer Liste (z.B. Excel oder Access). Für die Erfassung des Inhaltes der Kartons ist demnach der Kunde selbst verantwortlich.
Anschließend bringen Sie die Kartons selbst bei uns vorbei oder lassen sie von unseren Mitarbeitern in Ihrem Hause abholen.
Die Kartons werden von unseren Mitarbeitern in die Sammelaktenbox eingelagert, wobei der Standplatz und die Nummer des Kartons mittels Barcode erfaßt werden. In unserer Archivierungssoftware laufen diese Daten zusammen und Ihre Akten werden sicher verwaltet.
Wenn Sie auf einen eingelagerten Karton zugreifen möchten, senden Sie uns einfach eine Email mit der Nummer des Kartons. Unsere Mitarbeiter lösen anschließend in der Archivierungssoftware die gewünschte Bestellung aus und Sie erhalten innerhalb des gewünschten Zeitraumes Ihre Kartons ins Haus geliefert.
Alternativ können Sie auch in unserem Hause auf Ihre Kartons zugreifen. Diese Bestellungen werden ebenfalls über das Archivierungssystem abgewickelt. Unsere Mitarbeiter holen die gewünschten Kartons aus der Sammelaktenbox heraus und stellen Sie Ihnen zur Verfügung. Bei dieser Zugriffsvariante entfallen die Transportkosten. Für die Zeit der Recherchen stellen wir Ihnen ohne Berechnung einen Raum zur Verfügung. Falls gewünscht, können Ihre Mitarbeiter bei uns auch Kopien der eingelagerten Akten anfertigen.
Unterschiede zwischen Akten-und Sammelaktenbox
Die Unterschiede zwischen den Aktenboxen und den Sammelaktenboxen lauten wie folgt:
Aus Datenschutzgründen hat bei einer Sammelaktenbox der Kunde keinen direkten Zugang zu seinen Akten, sondern muss sich bei Bedarf den betreffenden Karton von unseren Mitarbeitern heraussuchen lassen. Bei den Aktenboxen hat der Kunde jederzeit direkten Zugang zu seinen Akten und kann so die Akten selbst heraussuchen oder einlagern.
Bei einer Sammelaktenbox wird nur die tatsächlich genutzte Stellfläche für die Kartons monatlich abgerechnet. Die Aktenboxen werden unabhängig vom Füllstand komplett monatlich berechnet.